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如何行使《个人资料(私隐)条例》赋予你的查阅资料权利

 

    《个人资料(私隐)条例》(下称“条例”)在一九九六年十二月生效,以保障市民的个人资料私隐权益。根据条例的规定,个人有权要求他人,例如某政府部门或某公司证实是否持有他或她的个人资料,以及要求它们提供一份该等资料的复本。这就是本小册子所指的查阅资料要求。

    个人提出查阅资料要求的一些常见例子包括病人要求索取他们的医疗纪录的副本,雇员要求雇主提供与雇佣有关的纪录的副本,例如工作表现评核报告,以及信贷申请者要求索取他们的信贷报告副本。

    个人资料私隐专员已发出查阅资料要求表格(表格OPS003),供提出查阅资料要求的市民使用。

    以下为一些常问问题及答案,以协助市民提出查阅资料要求。

 


问 1 :

 

我应如何提出查阅资料要求?

 

答 1 :
你应使用私隐专员发出的查阅资料要求表格(表格OPS003)。你在表格上清楚填妥资料,将有助有关方面尽快处理你的查阅资料要求。如你不使用这款表格,有关方面可拒绝你的查阅资料要求。

 
 
问 2 :

 

除填写表格外,我还须提供什么资料或文件?

 

答 2 :
有关方面可能要求你提供身分证明,例如你的身分证或其他身分识辨文件,如职员证,医疗咭或学生证。此外,他们亦可要求你提供进一步资料,以便他们找出你要求查阅的资料。在某些情况下,你可能须填写有关方面所指定的其他表格,但这并非是一项强制性的规定。(如你欲代表他人提出查阅资料要求,请亦参阅下文第7条问题及答案。)

 


问 3 :

 

填表时我应留意哪些方面?

 

答 3 :
你应填妥表格的每一部分,并尽量明确指出所要求查阅的资料,这有助有关方面尽快依从你的查阅资料要求及避免日后发生任何争议。

 


问 4 :

 

有关方面可否为依从我的查阅资料要求而向我收取费用?

答 4 :
可以。条例准许为依从查阅资料要求而收取费用,但所收费用不得 “超乎适度”,即是说有关方面不得收取超乎依从你的查阅要求所需的直接成本。如你认为查阅资料要求的收费超乎适度,你可向有关方面反映你的意见。如你不满意他们的解释,你可向私隐专员公署投诉。

 


问 5 :

 

有关方面是否必须依从我的查阅资料要求?

答 5 :
一般来说,有关方面必须依从你的查阅资料要求。不过,条例订明在某些情况下有关方面拒绝你的查阅要求。这些情况包括: 
  1. 当你无提供足够资讯以识辨你的身分;或
  2. 如要求查阅的资料载有他人的个人资料,而有关方面如不披露该人的个人资料便无法依从你的查阅要求。相反来说,如有关方面认为该人已同意披露资料,则应依从你的查阅资料要求。此外,如有关方面可在不披露他人的资料的情况下依从你的查阅要求,例如删除该人的姓名或其他身分识辨资料,则应依从你的查阅资料要求。
在若干情况下,有关方面亦拒绝依从你的查阅资料要求。这些情况包括:
     
  1. 查阅要求不是以书面用中文或英文提出;
  2. 有关方面未获提供足够资讯以找出要求查阅的资料;
  3. 有关要求是继两项或以上类似要求后提出;
  4. 有关个人资料的使用由另外一方所控制,而控制的方式是禁止收到查阅要求的一方依从该项查阅要求;
  5. 要求不是用私隐专员所指明的表格提出,即上文所述的表格OPS003。
  6. 可根据条例所载的适用豁免条文而无须依从查阅资料要求。举例来说,如有关个人资料是为侦测罪行而持有,而依从查阅要求会对该目的有所损害,则有关方面可拒绝依从查阅要求。(如欲知此情况及其他豁免事项的详细及明确内容,请参阅条例的有关条文。)

 


问 6 :

 

有关方面需时多久来处理我的查阅资料要求?

答 6 :
一般来说,有关方面须在接获查阅资料要求后40日内依从你的要求。纵使有关方面不能在此期间内依从你的查阅要求,或是有合理理由拒绝有关要求,亦应在40日内回覆,向你述明不能或拒绝依从查阅要求的理由。如有关方面不能在接获查阅要求后40日内依从你的要求,亦应在此期间届满后,在切实可行的范围内尽快依从有关要求。

 


问 7 :

 

我是否必须亲身提出查阅资料要求,或我可授权他人代我提出查阅资料要求?

答 7 :
除亲身提出查阅资料要求外,你亦可以书面授权他人代你提出有关要求。有关方面可能需要你的授权人提供你的身分证明及授权书。如提出查阅要求者是18岁或以下的未成年人,则对该人负有作为父母亲责任的人可代他/她提出查阅资料要求。此外,如有关人士无能力处理本身的事务,则由法庭委任处理该等事务的人可代他/她提出查阅资料要求。在最后所述的两种情况下,有关方面可要求代他人提出查阅资料要求的人士,提供要求查阅个人资料的当事人的身分证明,以及他/她与该当事人的关系的证明。

 


问 8 :

 

我可否要求有关方面在回应我的查阅资料要求时,用我所选择的语文提供所查阅的个人资料的复本?

答 8 :
你可提出此要求,而查阅资料要求表格亦为此预留空格,以让你作出此类要求。不过,如有关方面并非以你的查阅要求中所指定的语文持有该等资料,则可只提供一份原文的复本而无须提供该等资料的译本。

 


问 9 :

 

我可否要求有关方面在依从我的查阅资料要求时,用我指定的形式提供一份所查阅的个人资料的复本?例如我可否要求用电脑磁碟提供有关资料?

答 9 :
你可提出这样的要求,而查阅资料要求表格亦为此预留空格,以让你作出此类要求。不过,如采用你所指定的形式提供要求查阅的资料的复本并非切实可行,有关方面可采用其他形式向你提供有关复本。举例来说,如有关的个人资料载于录音带内,而提供你所要求的誊本并不是切实可行的,则有关方面可能向你提供一盒翻录的录音带。

 


问 10 :

 

如我发现应我的查阅资料要求所提供的个人资料不正确,我应可以怎样做?

答 10 :
你可要求改正有关个人资料,这是条例所指的改正资料要求。与查阅资料要求一样,接获改正资料要求的有关方面亦须在40 日内作出回应。如有关方面依从你的改正资料要求,则须向你提供一份已改正的资料的复本,否则,有关方面应将不依从改正资料要求的原因通知你。

 


问 11 :

 

公署有否制订改正资料要求的指定表格?

答 11 :
没有。你可用书面提出你的改正资料要求,并提供你所持有可证明有关资料不准确的所有佐证文件,以及指出应如何改正有关资料。

 


「本小册子所载的资料只作一般参考之用,并无为《个人资料(私隐)条例》内的相关条文提供详尽的指引。读者如欲知有关法例的详细及明确内容,请参阅条例的有关条文。」

 

香港个人资料私隐专员公署

一九九九年八月

未经同意,不得翻印,作非牟利用途及在翻印本上适当地注明资料出自本小册子者除外。


最近修订日期: <2014年3月12日>